Politique de confidentialité

La protection de la vie privée et des renseignements personnels qui nous sont confiés constitue une priorité pour le Médaillon d’Or. Nous nous engageons à traiter les renseignements personnels conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée.

La présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels vise à expliquer de façon claire et transparente comment le Médaillon d’Or recueille, utilise, communique, conserve, protège et, lorsque requis, détruit les renseignements personnels dans le cadre de ses activités.



Elle s’adresse notamment aux résidents, employés, personnes à joindre en cas d’urgence, prestataires de services, bénévoles, contractuels et à toute autre personne dont les renseignements personnels sont recueillis ou traités par le Médaillon d’Or.

La responsable de la protection des renseignements personnels veille notamment à la mise en œuvre de la présente politique, à la protection des renseignements personnels détenus par le Médaillon d’Or et au traitement des demandes, questions ou plaintes relatives à la protection de la vie privée.

Martine Huot
Directrice générale
Téléphone : 450-562-0775
Courriel : martinehuot.medaillondor@outlook.com

• Recueillir uniquement les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées;
• Informer les personnes concernées des fins pour lesquelles leurs renseignements sont recueillis;
• Utiliser les renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou lorsque leur utilisation est autrement autorisée par la loi;
• Limiter l’accès aux renseignements personnels aux personnes qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions;
• Protéger les renseignements personnels contre l’accès, l’utilisation, la communication, la modification, la perte ou la destruction non autorisés;
• Conserver les renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire, sous réserve des obligations légales applicables;
• Prendre les mesures nécessaires pour assurer l’exactitude et la mise à jour des renseignements personnels lorsque requis;
• Respecter les droits des personnes concernant leurs renseignements personnels.
• Le Médaillon d’Or ne vend ni ne loue les renseignements personnels à des fins commerciales.

Le Médaillon d’Or recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses activités, à la prestation de ses services, à la gestion de ses dossiers et au respect de ses obligations légales.

Les renseignements peuvent être recueillis directement auprès de la personne concernée, notamment au moyen :

• De documents administratifs;
• De communications par téléphone, par courriel ou en personne;
• De formulaires ou documents liés à l’emploi;
• De formulaires ou documents nécessaires à la gestion du dossier du résident;
• Du site Web du Médaillon d’Or;
• De systèmes informatiques utilisés dans le cadre des activités du Médaillon d’Or;
• De la vidéosurveillance présente dans certaines aires communes.
• Des renseignements peuvent également être obtenus auprès de tiers lorsque vous y aillez consenti ou que la loi l’autorise lorsque cela est nécessaire aux fins déterminées, notamment auprès de personnes à contacter en cas d’urgence ou de prestataires de services.

Renseignements d’identification : Nom et prénom; Date de naissance; Adresse; Courriel; Numéro de téléphone; Photo; Carte d’assurance maladie; Autres renseignements nécessaires à l’identification de la personne.

Renseignements concernant les résidents : Renseignements médicaux nécessaires; Renseignements relatifs à l’état de santé; Antécédents médicaux pertinents; Renseignements concernant la médication; Habitudes de vie; Renseignements nécessaires à la sécurité et au bien-être du résident; Coordonnées des personnes à joindre en cas d’urgence; Spécimen de chèque pour le PPA.

Renseignements concernant les employés : L’embauche et recrutement; Gestion du dossier d’emploi; Spécimen de chèque; Numéro d’assurance sociale; Vérification des antécédents judiciaires; Gestion des avantages et des absences; Gestion administrative; L’application des obligations légales liées à l’emploi.

Renseignements électroniques : Adresse IP; Renseignements relatifs à l’utilisation du site Web; Témoins de connexion (« cookies ») et technologies similaires, lorsque utilisés.

Les renseignements personnels sont utilisés uniquement pour des fins déterminées et légitimes, notamment :

• Assurer la prestation des services aux résidents;
• Assurer la sécurité et le bien-être des résidents;
• Communiquer avec les résidents, leurs proches ou les personnes autorisées;
• Répondre aux demandes et aux communications;
• Gérer les dossiers des résidents;
• Administrer les dossiers des employés;
• Effectuer la gestion des ressources humaines;
• Effectuer les paiements, dépôts directs et autres opérations administratives nécessaires;
• Respecter les obligations légales et réglementaires;
• Assurer la sécurité des lieux, des personnes et des systèmes;
• Administrer et améliorer nos systèmes informatiques et notre site Web;
• Prévenir, détecter ou gérer les situations de fraude, d’abus ou d’utilisation non autorisée;
• Traiter les incidents de confidentialité et de sécurité;
• Effectuer toute autre activité nécessaire à l’exercice de nos fonctions et autorisée par la loi.

Le Médaillon d’Or limite la communication des renseignements personnels aux personnes et organisations qui doivent y avoir accès pour des fins déterminées et autorisées, notamment :

• Les membres du personnel qui ont besoin des renseignements dans l’exercice de leurs fonctions;
• Les intervenants concernés par la prestation des services;
• Les fournisseurs de services informatiques;
• Les fournisseurs de services d’hébergement ou infonuagiques;
• Les fournisseurs de services financiers ou de paiement;
• Les fournisseurs de services de sécurité;
• Les conseillers professionnels lorsque leur intervention est nécessaire;
• Les personnes autorisées par la personne concernée;
• Les organismes ou autorités auxquels la loi permet ou exige de communiquer des renseignements.

Droit d’accès : Une personne peut demander si le Médaillon d’Or détient des renseignements personnels à son sujet et, sous réserve des exceptions applicables, demander l’accès à ces renseignements.

Droit de rectification : Une personne peut demander la correction de renseignements personnels inexacts, incomplets ou désuets.

Droit de retirer son consentement : Lorsque le traitement repose sur le consentement et que la loi le permet, une personne peut demander le retrait de son consentement.

Droit de formuler une plainte : Toute personne qui estime que ses renseignements personnels ne sont pas traités conformément aux règles applicables peut communiquer avec la responsable de la protection des renseignements personnels afin de faire part de ses préoccupations ou de déposer une plainte.

Lorsque la loi l’exige, le Médaillon d’Or obtient le consentement de la personne concernée avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer ses renseignements personnels.

Le consentement est demandé de façon claire et compréhensible et, lorsque nécessaire, pour des fins précises.



Dans certaines circonstances prévues par la loi, le Médaillon d’Or peut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels sans obtenir préalablement un consentement. Cela peut notamment être le cas lorsque la loi l’autorise ou l’exige, lorsqu’une situation urgente le justifie ou lorsque le traitement des renseignements est nécessaire pour respecter une obligation légale.

Lorsque le consentement est requis, une personne peut généralement retirer celui-ci en communiquant avec la responsable de la protection des renseignements personnels. La demande peut être faite par courriel ou par la poste.



Le retrait du consentement peut toutefois entraîner certaines conséquences lorsque les renseignements sont nécessaires à la prestation d’un service ou lorsque leur conservation ou leur utilisation est exigée ou autorisée par la loi.

Le Médaillon d’Or met en place des mesures de sécurité administratives, physiques et technologiques raisonnables et appropriées afin de protéger les renseignements personnels.



Ces mesures peuvent notamment comprendre :

• La restriction de l’accès aux dossiers et aux systèmes;
• Des mesures de contrôle d’accès aux locaux;
• L’utilisation de mécanismes de protection informatique;
• La protection des renseignements sensibles lors de leur transmission;
• Des mesures de sauvegarde et de récupération des données;
• La sensibilisation et la formation du personnel;
• Des procédures de gestion des incidents de confidentialité;
• La limitation de l’accès aux renseignements selon les fonctions exercées.
• Lorsque des renseignements sensibles sont transmis par voie électronique, le Médaillon d’Or utilise une mesure de protection appropriée afin de préserver leur confidentialité. Malgré les mesures mises en place, aucun système informatique ou moyen de transmission électronique ne peut être considéré comme totalement exempt de risques. Le Médaillon d’Or demeure engagé à prendre les mesures raisonnables pour réduire ces risques.

Toute personne qui, dans le cadre de ses fonctions, a accès à des renseignements personnels détenus par le Médaillon d’Or doit respecter les règles de confidentialité et de sécurité applicables.

• Ne recueillir que les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de leurs fonctions;
• Utiliser les renseignements personnels uniquement aux fins autorisées;
• Protéger les renseignements contre tout accès, toute utilisation ou toute divulgation non autorisée;
• Ne pas communiquer de renseignements personnels à une personne qui n’est pas autorisée à les recevoir;
• Conserver les documents et renseignements personnels de façon sécuritaire;
• Éviter de laisser des renseignements personnels accessibles à des personnes non autorisées;
• Respecter les procédures établies en matière de sécurité et de protection des renseignements;
• Signaler rapidement toute perte, erreur, communication non autorisée, accès non autorisé ou autre incident impliquant des renseignements personnels.

Les obligations de confidentialité demeurent applicables après la fin de la relation d’emploi ou de la collaboration avec le Médaillon d’Or, conformément aux obligations applicables.

Pour des raisons de sécurité, certaines installations et aires communes du Médaillon d’Or peuvent être munies de systèmes de vidéosurveillance.

Les images captées sont utilisées principalement à des fins de sécurité, de prévention des incidents et de protection des personnes et des biens.



L’accès aux images de vidéosurveillance est limité aux personnes autorisées et les renseignements sont traités conformément aux lois applicables.

Un incident de confidentialité peut notamment survenir lorsqu'un renseignement personnel est perdu, volé, communiqué à une personne non autorisée, consulté sans autorisation ou autrement compromis.



Lorsqu'un incident est porté à son attention, le Médaillon d’Or prend les mesures raisonnables pour :.

1. Identifier et contenir l’incident;
2. Limiter les conséquences potentielles;
3. Évaluer les risques pour les personnes concernées;
4. Prendre les mesures correctives appropriées;
5. Respecter les obligations légales applicables;
6. Documenter l’incident lorsque requis;
7. Aviser les personnes ou autorités concernées lorsque la loi l’exige.

Le Médaillon d’Or conserve les renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve des obligations légales, réglementaires, administratives ou contractuelles applicables.

Pour les dossiers des résidents et des employés, les renseignements peuvent notamment être conservés pendant une période de cinq ans suivant le départ du résident ou de l’employé, sous réserve des obligations légales applicables et des exigences propres à certains types de renseignements.



Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires et qu’aucune obligation ne justifie leur conservation, ils sont détruits ou supprimés de manière sécuritaire..

Le Médaillon d’Or prend des mesures raisonnables pour que les renseignements personnels qu’il détient soient exacts, complets et à jour lorsqu’ils sont nécessaires aux fins pour lesquelles ils sont utilisés.



Les personnes concernées sont invitées à informer le Médaillon d’Or de tout changement ou de toute erreur dans leurs renseignements personnels..

Le Médaillon d’Or peut utiliser les services de fournisseurs externes pour soutenir certaines de ses activités, notamment l’hébergement informatique, la sécurité informatique, les services financiers, les communications ou la gestion de systèmes.

Lorsque ces fournisseurs peuvent avoir accès à des renseignements personnels, le Médaillon d’Or prend des mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements sont protégés et utilisés uniquement aux fins autorisées.



Lorsque la situation l’exige, le Médaillon d’Or évalue les facteurs relatifs à la protection de la vie privée avant de communiquer des renseignements personnels à un fournisseur ou de les faire traiter à l’extérieur du Québec, conformément aux exigences légales applicables..

Le site Web du Médaillon d’Or peut utiliser des témoins de connexion (« cookies ») ou des technologies similaires afin d’assurer son fonctionnement, d’améliorer l’expérience des utilisateurs, d’assurer la sécurité ou d’obtenir certaines informations statistiques.

Lorsque de tels outils sont utilisés, les renseignements recueillis sont traités conformément aux exigences applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Notre site Web peut également contenir des liens vers des sites Web de tiers. Lorsque vous quittez le site du Médaillon d’Or pour accéder à un site externe, les renseignements que vous fournissez à ce tiers sont soumis à la politique de confidentialité de ce site et non à celle du Médaillon d’Or.



Nous vous recommandons de prendre connaissance des politiques de confidentialité des sites Web externes avant de leur transmettre des renseignements personnels..

Le Médaillon d’Or peut modifier la présente politique afin de tenir compte de l’évolution de ses pratiques, de ses services ou des exigences légales applicables.



La politique est accessible sur le site Web du Médaillon d’Or et la date de la dernière mise à jour est indiquée au début de la présente politique.

Le Médaillon d’Or s’engage à respecter les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, notamment, selon les circonstances :

• La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé;
• La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (« Loi 25 »);
• La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), lorsque celle-ci est applicable;
• Toute autre loi ou réglementation applicable à la protection des renseignements personnels.

Toute personne qui souhaite formuler une plainte concernant la protection de ses renseignements personnels peut communiquer directement avec la responsable de la protection des renseignements personnels.